01
作为秘书，要主动做事
做一个秘书，首先要具备做一个基本文员的条件。如果你没有达到做一个基本文员的标准，我认为秘书是做不好的。
我们公司过去最好的秘书是张燕燕，她是公司最早的秘书。人们常常怀念张燕燕时期，便是她十分投入地做事，人们对她印象很深。
她的秘书事情做得相称不错，由于她个人，无论是在风致上、技能上、管理上都出类拔萃。譬如打字，当年她打字是非常非常快的，好多人都比不过她。
她参加公司的管理，也做了大量的事情。虽然现在她在做公司的副总裁，但她依然刻苦研讨业务，如进出口业务、物料采购等。
从秘书发展为公司的副总裁，张燕燕为公司的发展作出了她应有的贡献！
你们往后也可以私下和张燕燕互换互换。
我们公司秘书的出息在哪儿呢？我认为在你们手里。
华为公司要大规模地实行网络化的管理、矩阵管理，实行打算机体系化管理，怎么个管法呢？
秘书在这里面起了很大的浸染！
经理们紧张是对一些宏不雅观的、主要的、更须要平衡思维的方面进行决策，更多的事则由秘书在公司许可的一个偏差范围内来处理，由于日常的互换与管理，不一定非要经理亲自来做。
如果像公司这样一个大的信息系统都由经理来处理，你说他能有多大水平？
以是单就秘书事情而言，这是一个主要的岗位。可是现在有很多秘书，只会打字，我看就很有必要加以提高。
该当说，我们华为公司的秘书系统是比较弘大的，可能中国很少有这样的公司，有一百四五十个秘书职员，而且文化本色总体都是比较高的，基本都是本科以上，如果大家都能把握到发展的脉搏的话，那发展出息还是十分大的。
作为秘书，你要主动地做事。主动地做事，并不是要你成为一个中央，我们全公司都为你做事，这是不可能的。秘书的主动性，是一个很主要的成分。你要做一个合格的秘书，是不随意马虎的。这是我说的第一点。
02
作为秘书，要理解领导要做什么
第二点，便是“善解人意”，这是秘书的一个最主要的原则。
善解人意，普通地说，便是人家想做啥，你就把这个事情准备好；或者是人家说了这句话，你就把它整理成一个有条理的东西。
当然，要做到善解人意，你必须拓宽你的知识面。
如果你不精通天文地理，不通晓古往今来的历史，不理解天下科技发展的现状，你怎么可能善解人意？这是从大的方面讲；从小的方面讲，华为公司有什么重大决策，有什么样的方案、操持……公司发了这么多的文件，你是否认真去读过、思考过？
其余，你还要努力探求彼此间共同的措辞，如何才能与经理产生共同的措辞，你琢磨过了吗？这些都是你达到善解人意的条件条件。否则，你就不能善解人意。既然不能善解人意，那要你这个秘书又有何用呢？
你一定要理解你的领导要做什么？与周边的关系须要你的领导来办理什么？你的领导该当向周围扩散什么？公司的这个运行火车里头有什么在运行？
你只有把握住了这个脉搏，才可能成为一个好秘书。
我记得张燕燕做秘书的时候，当时石油部的领导对她有过很好的评价。他对我说：“你的这个秘书，特殊能善解人意。你想做什么事，她在电话里就帮你处理了，但是你并没有交代她做什么事。”
因此我认为对一个秘书来说，不要仅仅知足会打字，还要常常阅读公司的文件。
公司的很多文件发下去，首先是到你们手里，并没有说不给你们看，那么你们不学习便是你们自己的问题了。
公司的文件要学习，古往今来的历史要学习，天文地理要学习，天下科技发展的潮流要学习，我们客户的投诉要学习……这些都是很主要的信息源。
你只有学通了这些东西，并加以节制，才有可能善解人意。善解人意了，助手的事情不就做成了吗？就可以起助手的浸染了嘛！
03
作为秘书，要长于归纳
第三，秘书要长于归纳。
我以为秘书的差距有时是很大的，其差距就在归纳上。
以前我讲完话往后，我的秘书很快就能归纳成一篇文章。实在，文章里有些话我并不便是这么说的，而且在说话过程中，废话一定也不少，这是口语嘛！
以是，这就哀求秘书长于归纳总结给我看。
如果我以为须要改动的很少，那我就认为这个秘书的水平高，她能够理解、善解人意、长于归纳。
你们经理的思维有很多可能是创造性的思维。他有时在会上只讲一两句，就不说了，由于在座的都是他比较理解的人，一句话、两句话，就可以达到相互间的默契，就会达到相互间应有的互换。
但是作为秘书，不能把他的两个字、一句话大略地写上去，那样很多人会读不明白，这个会议的主题是什么都不清楚。
因此，要把这些关键、重点的字眼加以发挥，用笔墨准确地表达出说话者或指示者本人的意思。说话者或指示者的意思错了，那由他本人卖力，但是作为秘书要把他本人的意思准确地翻译出来。
以是，对一个秘书而言，首先要博览，然后要长于归纳。没有归纳，就节制不住重点，就没有力量。我认为这是一个很主要的成分。
04
作为秘书，文档事情要做好
第四，公司要重视文档培植。
文档培植很主要的事情是由秘书来完成的。
大家知道，开拓部有些部门的文档培植做得比较好，我就提出来了，每年我们乐意出几千万购买开拓部的文档！
便是我们重视到这个程度，但是否我们所有的经理都给予了相应的重视呢？不一定的。
如果文档未做好，对我们这样的公司来说，是非常危险的。对一个发展非常快的公司，对一个人员构造常常变的公司，如果没有大量的文档培植的话，是非常危险的，乃至会走到破产的边缘！
比如说我们的万门机，如果我们没有良好的文档培植，没有记录下我们所走过的进程，当主持万门机事情的同道们一升官，走掉了，或者调到其他部门，过几个月请他回来说一说万门机的情形，可能也说不清楚了。
在此情形下，我们只能重做万门机的软件。大家知道我们的200号便是重做了一次软件的。由于许国平出了车祸，当时文档培植还不是很好，为了200号能够出去，我们又相称于重做了一次文档。可见这个软件的主要性有多大呀！
有了良好的文档培植，我们就能随着古人的脚印提高，去理解他们的思维，吸收下他们的系统，从而增加产品系统的可继续性。
你们知道，我们公司现在不仅仅是在卖一台机器，而在有的地方卖支撑网了。
那么支撑网是什么东西呢？便是说我们一个一个大交流机要用一个网联接起来，网的构造有信令网、同步网、交流网。
可以想象，一旦这些支撑网停下来，就即是全体国民经济停下来！
──火车不能走了，走了就要撞车了……──那么我们进入到这样一个高的层次往后，越今后走，胆子就越来越小而不是越来越大。
胆子能否大起来，就取决于文档培植。
美国纽约到新泽西州的7号信令网出了故障，瘫痪了7个小时。美国的AT&T、贝尔实验室，这么大的公司，做了这么久的事情，也出了这样的故障！
不能说我们华为公司就不会出故障。谁也没有这个胆量拍这个胸口。
关键在，出了这个故障往后，我们公司有没有能力在7个小时内打消几千公里的支撑网的技能故障，这里很主要的方面是查看档案，在创造这个问题往后，尽快翻阅我们的历史档案，在这个问题上我们是怎么考虑的？当时的考虑与本日运行的网是否有冲突？有，就尽快把这个软件修正了，然后填补。可见，文档事情的主要。
（摘自《公务员文萃》2019年第8期）
稿件来源：“金和佬讲闲谈”，原标题为《如何成为一名合格的秘书》
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