无论你是初入职场的新手，还是履历丰富的资深文秘，此书都将成为你不可或缺的案头工具书。
本日禀享的是笔杆子演习营的《办公室公函写作全能一本通：格式、技巧和范例大全》。
这本书结合国家干系法律文献和现有资料，先容了公务类、事务类、规章类、会议类、经济类、贸易类、法律类、书信类、条据类、礼仪类共计79种常用办公室公函的写作方法、模板、格式、范文及点评，可用作各种办公室文秘职员、行政职员学习公函写作的案头工具书，也可作为文秘职员从事公函写作的参考书。
01 什么是办公室公函
办公室公函是国家党政机关、企奇迹单位、社会团体和其他各种组织在处理公务活动中有着特定效能和广泛用场的文书，是传达指令，辅导、支配和商洽事情，请示和答复问题，报告和互换情形，联系公务和记载事情活动的主要工具。
办公室公函有着公务性、可靠性、实用性、时效性、规范性五大特点，在企奇迹单位等各种组织的运营过程中有着不可替代的浸染。
02 办公室公函的常见构造
办公室公函的种类繁多，写法也各不相同，但总体来看其写法上的构造布局具有很大的共通性，可以进行归纳总结成5种最常用的构造办法。
构造一：章条式
把全文分成几章，章下再分条，条中有款，条款清晰，款项明了。适用于章程、规定、规则、办法、细则等法规性公函。
构造二：标题式
把全文分成多少段，然后根据每段内容归纳出一个小标题。常日运用于指示性关照、调查报告、决定、通报等文种。
构造三：分块式
把全文分成几大块，每一块都能独立成章，块中可以有自然段，每块前面正中可以加上（一）、（二）、（三）等序号。如调查报告、事情总结、会议记录等文种会采取这种构造布局。
构造四：列式
在公函开头就开宗明义，在之后的正文中则利用多少并列的句子表述出来，这种构造办法常见于守则。
构造五：转述式
用批转、转发、转述的办法，把高下级或平级的有关公函转印给下级部门，常日在文首以“现将××转发给你们，望遵照实行”的形式以文载文。常运用于批转性关照、转发性关照。
03 办公室公函的基本写作思路
办公室公函的全体思路大致可以划分为3个阶段，即准备阶段、写作阶段和校验阶段。个中，准备阶段包括明确主题和搜集材料，写作阶段分为创建框架和动手内容，校验阶段则紧张是检讨校验的事情。
步骤一：明确主题
明确主题，便是弄清这篇办公室公函想要达到什么目的。
明确主题后，为了更好地搜集资料和动手写作，还该当思考办公室公函该当选择哪个文种、受文工具和范围如何、紧张写什么内容等。
① 选择文种。比如给上级领导的文书，该当写成报告还是请示？如果是写给下级部门的文书，该当针对下级的请示、见地被动行文还是创造普遍存在的问题主动发文？
② 弄清受文工具。思考拟制办公室公函的目的，是向上级领导申报请示，还是向下级部门辅导事情，或是给领导和职工阅读，或是向企业外的其他群体通报某种信息等。
③ 确定写作内容。如果是写报告，要思考申报请示什么内容，或反响什么情形；如果写请示、见地，则须要思考要上级领导审批什么、指示什么，还是办理什么问题；如果是关照，则须要思考是安排任务，还是传达信息或精神等。
步骤二：搜集材料
发文的目的和主题确定后，要环绕主题网络材料，开展一定的调研事情，过程中要做到全面细致，不能滥竽充数。
以搜集部门年度事情报告的资料为例，可以从以下几个方面动手。
① 国家与之干系的方针政策。
② 上级领导或部门详细的哀求和任务。
③ 本部门去年事情报告和本年度事情操持。
④ 上级部门下达的事情操持。
⑤ 本部门一年来制发的紧张文书；下级部门报送的事情报告、统计报表，有关主要会议的文件，本部门大事记等。
步骤三：创建框架
创建框架是指拟制办公室公函的提要，安排办公室公函的构造。
拟制提要前，可以思考先写什么，再写什么，内容一共分几段、分几层等。篇幅长的、非常主要的文书，需拟出较详细的提要，如正文分为几个部分、每部分讲哪些问题、各个问题的要点是什么等。主要的领导辅导性文书，拟出提要后还要反复谈论修正补充，担保后期写作时不会跑题。
步骤四：动手内容
动手内容是指办公室公函的起草，这个过程一是要把稳不雅观点光鲜，不雅观点和材料充分结合；二是笔墨要简练，交代的问题要清楚，否则会涌现一系列问题。
步骤五：检讨校验
内容拟定后要反复校验，耐心且仔细地逐字逐句检讨修正，连标点符号也不能马虎。比如删去可有可无的语句和段落，改正没有说清楚的地方，可使不雅观点更光鲜。
04 办公室公函的常用表达办法
常见的表达办法包括记叙、描写、抒怀、议论、解释等，而对付办公室公函而言，常用的表达办法有阐述、解释制定条约论3种。
办法一：阐述
阐述便是将事情的前后经由描述出来，这是办公室公函中利用最普遍的一种表达办法。
按照不同的标准，可以对阐述类型做进一步划分。如按阐述视角不同，办公室公函可以采取第一人称、第二人称或第三人称3种不同的视角进行阐述；按阐述内容的详略程度不同，可分为概叙和细叙；按照对事宜阐述的次序不同，可分为顺叙、倒叙、插叙、分叙。
办法二：解释
办公室公函可利用解释这种表达办法对客不雅观事物做出解释或对抽象道理进行阐释。
按照解释工具的不同，解释可分为事物解释和道理解释两类，前者以某一个客不雅观存在物来解释该事物的情形，后者则以抽象的观点或科学道理阐明事物本身的道理或内部的规律，如阐明辩证唯物主义等。
利用解释这种表达办法进行办公室公函写作时，应把稳态度的客不雅观性、内容的严密性、措辞的准确性，这也是解释的3大要素。
办法三：议论
议论便是对某一事宜或问题揭橥见地，表明不雅观点和态度，并以充分的材料证明自己不雅观点的精确性，这种表达办法在办公室公函中利用极为广泛。
议论有两大论证方法，分别是立论和驳论。
① 立论。立论便是证明，示正面阐述不雅观点，解释其精确性，从而建立起论点。常见的方法有例证法、剖析法、引证法、类比法。
② 驳论。驳论便是反证法，即通过议论证明对立论点的缺点，从而证明自己论点的精确性。常见的方法有回嘴论点、回嘴论据、回嘴论证。
05 办公室公函的措辞哀求
办公室公函写作的措辞哀求可以用以下六个词语概括，即“明白”“准确”“直接”“平实”“简练”“规范”。
① 明白
办公室公函得让受文单位看懂，这就哀求把事情说清楚，将措辞写明白，措辞没有歧义，选用常用词，不乱用词，不造生词，让人看得懂。
② 准确
准确指在不产生歧义、随意马虎理解的条件下，用词恰当而准确，特殊是要分清词性、辨明词义，比如根据语气轻重不同、词义覆盖的范围不同、适用工具不同、感情色彩不同等选择准确的词语。
③ 直接
无论是记叙、解释还是议论，都必须开门见山，刀切斧砍，一针见血，让受文者直接理解到公函的目的。既包括语意直接，也包括词义直接。
④ 平实
平实便是夷易、实在。要感情朴实，语调平直，多为理性的措辞；用词朴素，不追求华美的辞藻，避免过分的润色，防止形式主义的修辞手段；不要过多地引经据典。
⑤ 简练
表达构造简化，一样平常都是单句多复句少，或是短句多，长句少；杜绝堆砌。避免将一些“俊秀”词语、“新名词”堆在一块，让人看了眼花缭乱；避免重复，包括词语重复和语意重复；去除赘余，避免语句里面涌现多余的词语，即去掉后完备不影响语意的词语。
⑥ 规范
一样平常不该用口语、歇后语等措辞，要用规范化的书面措辞和公函专用语。
06 办公室公函的写作技巧
技巧一：规范化用字
利用汉字时，不要用繁体字，不写异体字，不滥造简化字，同时当心错别字。
技巧二：科学利用数字
利用阿拉伯数字时，每两位数字占1个汉字的间隔，同一组数字不能断行显示；如果涉及4位和4位以上的数字，应该采取国际通畅的三位分节法，即每3位数字为1节，节与节之间以空1个数字的位置隔开；代表统计性子的各种数值、世纪、年代、年、月、日、时、分、秒等该当利用阿拉伯数字。
技巧三：精确利用句式
是非句交替利用，可使行文铿锵有力，富于变革，从而增强表达效果。
整散句结合利用，可使行文错落有致，措辞表达波澜起伏，引人入胜。
技巧四：利用模糊措辞
在某些特定的措辞环境或特定的条件下必须利用模糊措辞，模糊措辞并不是暗昧措辞，模糊措辞具有定向的明确性。比如：
表示韶光：“最近”“不久前”“近年来”“过去”“现在”“将来”“一贯”“曾经”“已经”等。表示地点：如“附近”“一带”“周围”“旁边”等。表示办法、方法：如“严格负责”“逐步”“多种形式”“合理”“推敲”“适当”等。表示频率：如“反复”“多次”“每每”“再三”“再三告诫”等。表示分寸、程度：如“个别”“大部分”“基本上”“显著”“更加”“相称”“大体”“较大”“十分”等。技巧五：精确利用熟语
熟语包括针言、惯用语、谚语、格言和歇后语等，在办公室公函写作中可以被不同程度地加以利用。
技巧六：合理利用简称
简称便是缩略语，其特点是在科学概括和浓缩的根本年夜将全称进行简化处理，简化后丝毫不影响全称的特定含义。目前利用的简称有以下几种类型：
标数概括：由数词加名词或名词化的词、词组两部分组成，如“讲学习、讲政治、讲正气”简称为“三讲”。取前舍后：如“蹲点调查”简称为“蹲点”。舍前取后：如“××集团组委会”简称为“组委会”等。选取全称中有代表性的词：如“××自动化机器实业有限任务公司”简称为“××机器”等。取全称首尾：即将全称的首字和尾字保留，省略别的的内容，如“肃清文盲”简称为“扫盲”。但要把稳的是，所利用的简称必须是已做生意定俗成或为"大众所认可的，否则不宜利用，同时简化处理全称时要只管即便避免产生歧义。
技巧七：精确把握示例利用
对付情形报告、事情总结、调查报告等办公室公函，每每都会加入一些实例来进行佐证，使行文的不雅观点或结论更加明确突出，更具说服力和论证性。
在办公室公函写作中利用实例时，可以从真实性、准确性、范例性、针对性和生动性上加以把握。