文丨菲凡
来源丨菲凡说
邮件管理是提高个人事情效率的必修课。
捉住几个关键技能，会极大提高事情效率，可以办理邮件太多，处理不完， 找不到主要邮件等问题。
基于我个人履历，分享三个可操作方法给大家。
01集等分类和优先级管理很多人每天处理邮件的方法是打开一封处理一封，结果是一屁股坐下就起不来了。
忙得喝不上一口水，但还是觉得很混乱。那是由于短缺分类和优先级管理。
我的履历是浏览+回答+分类同步进行。
我曾经利用过插小红旗标识的方法，创造并不如按颜色分类有效。
每个邮件的后面都会有一个圆角正方形的“种别”标记，点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色，用以标记邮件的种别。
我个人的分类（我的截屏只有英文版，对照你的邮箱可以找到分类管理图标）：
蓝色：Done - 完成
绿色：Ignore - 忽略
黄色：Pending - 悬而未决
赤色：To Do - 须要回答
你可以根据个人详细情形和喜好进行种别管理。
每天打开邮箱，我先按照从韶光倒序浏览，这样很多连续剧的邮件在开始就都看过，后面的邮件可以直接忽略。
可以立即处理的，比如回答：好的，没问题，OK......或直接授权其他人做的，立即处理，标记蓝色：Done - 完成。
和事情不干系的，参考类的邮件，直接标记绿色：Ignore - 忽略。
不能立即回答，须要请示老板，或者找客户，讯问下属细节的才能回答的，标记黄色：Pending - 悬而未决。
老板安排的任务或主要等级最高的邮件，标记赤色：To Do - 须要回答。
分类常日在20-30分钟可以全部完成。
早上，午饭后，下午四点前，找一段固定时间，集中处理。
之后须要处理的任务分类集中在赤色和黄色两类。
一键点击邮件排序小三角，选择种别，所有赤色和黄色须要处理的邮件立即呈现。
立！
即！
呈！
现！
02提早上班理清思路，放工之前清理邮件
据美国博客网站Gawker的莱恩-塔特描述，库克清晨4：30旁边就开始收发电子邮件。
库克清晨5点常日就已在健身房磨炼，而且人们称他总是第一个到办公室。
乔布斯生前也习气早起，他常日清晨6：00旁边开始一天的事情。
思科首席技能兼计策官帕沃里奥常日清晨4：30起床，用1小时查阅邮件，之后再阅读新闻、磨炼身体并准备送儿子去上学，沃里奥最晚8：30出门上班。
我就不用逐一列举了，你可以不雅观察你公司里面那些来的最早的人都是什么人。
如果以为自己8-10个小时都不足用，可以考试测验早点到达办公室，会让你一天都轻松应对。
早上的韶光无人打扰，效率更高，适宜整理思路，安排优先级和当天日程。
低效的的事情方法是一贯盯着电脑等邮件到来。
我的同事James，常常加班到晚上九点往后，我有时候乃至收到他十点往后回答邮件，我好奇问他为什么每天那么晚，他说要处理邮件啊。
后来才知道，过了放工韶光，他也会盯着屏幕，等待邮件到来。
进来一封处理一封，当天的邮件他一定要处理完，或者实在是太累了，才关电脑走人。
他常常说，”唉，邮件太多了，放工了还没处理完。”
如果你习气放工后答复邮件，那么你的同事和客户就会习气性等放工后给你发邮件并期待你给出答复。
实在可以设定某个韶光往后的邮件不回答（算第二天邮件），比如18：30往后。当然，主要紧急事情除外。
放工之前，一键点击，再次复查赤色和黄色标签邮件。
能处理确当天处理，不能处理的心里有数，这样不会漏掉主要邮件，主要的事情也在自己的清单上面。
发件箱管理，同理。
03准确的草拟邮件主题和定期存档邮件的主题的撰写非常主要。
主题关键词筛选可以帮助你在邮件海洋中找到你须要的邮件，也可以让收件人重视你发的邮件，尽快答复。
主题便是你的“笔墨指纹”，自己命名的邮件主题，印象更深刻。
举例，同样是网络信息，不同的主题会有不同的效果。
主题❶ 【2019 Q1季度报告_员工满意度调研结果反馈_提交韶光2月20日】
主题❷ 【员工满意度结果反馈】
主题❸ 【数据网络】
如果用主题❶，回答邮件的人会直接在你命名的邮件点击回答，即便是两年后，你还可以很轻松在存档文件夹中找第一季度的员工满意度调研结果反馈。
主题关键词搜索：【Q1】【员工满意度反馈】，就会涌现你要的信息
图个省事，主题命名【数据网络】，基本上你是很难找到历史邮件。
而找到干系历史邮件的速率，信息管理的能力直接决定了你的事情效率。
除非垃圾邮件，我建议不要删除任何邮件。可以按照年限直接存档到本地文件夹。
须要查找信息，都能急速能找到。
关于存档（Achive）
处理过的邮件在收件箱（Inbox）内，不删除，然后复制到其他按照你事情习气建立的文件夹中，可以根据你的喜好，设置多维度的查找邮件路径，比如：
❶ 业务维度：存档到本地按业务分文件夹（比如：招聘，培训，绩效......）
❷ 韶光维度：存档到本地按照韶光分文件夹（比如：2017，2018，2019......)
❸ 人物维度：存档到本地按照人物分文件夹。
重点是：
能打电话或面谈就不要发邮件。邮件这东西，你发的越多，收的越多。主要的是办理问题，不是“享受“处理邮件。
实行以上方法，至少可以提升效率50%。